[IT] 과장님! 명함 정리 좀 하세요

중앙일보

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명함 정리는 인맥 관리의 첫걸음이다. 그러나 하루에도 수십 장씩 쌓이는 명함을 그때그때 분류해 정리하기가 쉽지 않다. 명함첩에 꽂아 놓아도 필요한 연락처를 재빨리 찾기가 어렵다. 소프트웨어와 스캐너 등을 활용해 명함을 정리하면 이런 고민을 해결할 수 있다.

◆두꺼운 명함첩은 이제 그만=요즘 명함첩은 PC에 연락처를 저장할 때까지 명함을 모아두는 곳에 불과하다. 직장인 대부분이 텍스트나 엑셀 파일로 연락처를 저장해 활용한다. 특히 엑셀 프로그램은 이름이나 주소 등에 따라 간단히 정렬할 수 있을 뿐 아니라 검색하기도 쉬워 명함 정리에 가장 많이 쓰인다.

엑셀을 다루는 데 익숙하지 않다면 소프트웨어를 활용하는 것이 좋다. 그중 PC에서 일정.메모.명함.지출 등을 일목요연하게 정리할 수 있는 'e비서'란 프로그램이 있다. 휴대전화 문자 보내기, 팩스 보내기 기능도 있는 공짜 프로그램이다.

KT에서 제공하는 통합 고객관리 소프트웨어인 '크로샷프로'(www.kt2.co.kr/xcroshotpro.html)는 개인정보를 쉽게 입력하도록 짜여 있다. 선택한 대상에게 문자.음성.팩스를 바로 보내는 기능도 갖췄다. 무료 회원에 가입하면 프로그램은 공짜로 사용할 수 있으나 메시지 전송 기능을 이용하려면 매달 2000원의 요금을 내야 한다. KT 전화료에 합산 청구되고 그만큼의 메시지를 무료로 발송할 수 있다.

상용 고객관리 프로그램인 '어깨동무'는 현금출납.일정.연락처 등도 관리할 수 있다. 전화선을 PC에 연결하면 전화가 왔을 때 상대방에 대한 자세한 정보를 화면에 표시해 주는 등 다양한 기능이 돋보이지만 개인 명함 관리 용도로만 쓰기에는 가격(8만8000원)이 만만치 않다.

이밖에 인크루트가 개발한 온라인 인맥 관리 사이트 '누구?'(www.nugu.com)에 가입하면 회원 12만 명의 직장과 경력.자격 등을 공유할 수 있다. 다만 오프라인에서 받은 명함을 따로 관리할 수 없는 점이 아쉽다.

◆스캐너로 자동 입력도=소프트웨어를 활용하면 비교적 간단히 연락처를 관리할 수 있다. 하지만 일일이 이름과 직장.주소.연락처 등을 입력하는 것이 귀찮다. 이럴 때 활용할 수 있는 것이 스캐너와 문자인식 소프트웨어를 기반으로 한 명함 관리 프로그램이다. 문자인식 소프트웨어 '아르미'를 제작.판매하는 퍼셉컴(www.perceptcom.com)은 컬러 명함인식 솔루션 '이르미 4.0'을 내놓았다. 명함을 스캔해 저장하는 한편 문자인식 기술을 통해 자동으로 정보를 입력해 준다. 가격은 전용스캐너를 포함해 19만8000원. 가격이 부담스럽다면 13만원선인 '이르미 3.0' 버전도 고려해 볼 만하다.

1993년 국내 최초로 문자인식 소프트웨어인 '글눈'을 내놓았던 한국인식기술(www.hiart.com)이 개발한 '하이네임'도 많이 쓰이는 프로그램이다. 기본형인 '3.0 프로'(18만7000원) 외에 한번에 두 장씩 명함을 스캔할 수 있는 '3.0 컬러'(23만1000원)와 값이 싸지만 흑백으로만 1000장까지 저장이 가능한 '3.0 라이트'(11만원) 등이 있다. 프로 버전의 경우 시장에서 실제로 거래되는 가격은 15만원 내외다. 두 제품 모두 한글 인식률이 90% 이상이라고 주장하지만 화려한 그래픽으로 만든 명함 등은 잘 인식하지 못해 서너 장에 한 장꼴로 수정해 줘야 한다. 명함 한 장을 처리하는 데 걸리는 시간은 8초 내외다.

한편 아프로데이타(www.namecard.co.kr)는 월 5500원을 내면 온라인으로 주소록을 관리해 주는 서비스를 제공한다.

김창우 기자