참고 예제 자동차 영업소에서 근무하는 윤대리는 수 십 명의 고객을 만나는 일로 거의 하루를 보낸다. 사무실에 있는 윤대리의 PC는 그에게서 차를 산 고객은 물론 수 백 명의 잠재 고객의 데이터를 관리하는 아주 중요한 비즈니스 파트너이다. 그런데 대부분의 시간을 고객을 직접 찾아다니며 외근을 하다보니 PC에 저장되어 있는 정보를 필요할 때마다 찾아보거나 수정해 볼 수가 없다는 문제가 있었다. 더구나 사무실로 돌아와 다이어리에 기록된 새로운 고객정보나 변경 내용을 입력하고, 다음날의 스케쥴을 점검해 다이어리에 기록하거나 프린트해서 챙기는 일이 여간 성가신 일이 아니었다. 하지만 컴퓨터 관련 분야에 해박한 지식을 가지고 있는 친구에게 고민을 털어놓았다가 그 친구가 소개해준 비법 덕분에 이러한 고민이 말끔히 해소되었다. 아울러 그 덕분에 업무 효율이 몇 배나 향상되어 윤대리는 근무하는 영업소에서 올해의 판매왕 자리까지 기대할 수 있게 되었다. 그렇다면 과연 그 비법이란 무엇일까? 바로 신문에서 언제가 본적이 있던 PDA라는 물건을 구입해 업무에 적극적으로 활용하기 시작한 것이다.
PDA의 쓰임새를 얘기할 때 가장 기본적이면서 강력한 기능으로 꼽는 것이 바로 PIMS(Personal Information Management System)라고 부르는 개인정보관리 기능이다. PC에서 아웃룩2000이나 로터스 오거나이저 같은 프로그램을 이용해서 일정, 주소록, 메모 등을 관리할 수 있는 것처럼 PDA에서도 이러한 프로그램을 사용해 개인일정을 관리할 수 있다. PC용 PIMS 프로그램과 비교한다면 기능 면에서는 다양하지 않을 수 있지만 대체로 기본적인 개인정보를 관리하기에는 손색이 없을 정도로 강력한 기능을 제공한다. 특히 시스템 다이어리나 전자수첩, 휴대폰에서 제공하는 전자수첩 기능, PC의 PIMS 프로그램들과 비교할 때 상대적으로 많은 장점들을 가지고 있다고 볼 수 있다.
PC와 연결해 데이터 백업 및 동기 가능
간혹 PDA를 성능이 좋은 전자수첩쯤으로 생각하는 사람이 있는데, 사실 전자수첩과 PDA는 전혀 다른 제품에 속한다. 전자수첩은 메모리에 저장된 내용을 별도로 보관하거나 백업하는 것이 사실상 불가능하다. 하지만 PDA는 PC와 케이블로 연결해 언제든지 데이터를 백업해 놓았다가 문제가 생기면 즉시 복구할 수 있다. 특히 달력이나 일정관리, 주소록, 할 일 관리, 메모 등과 같은 개인정보를 PC에서 사용하는 PIMS 프로그램과 동기시켜 언제나 최신의 데이터를 유지할 수 있다. 즉, 아웃룩 2000과 같은 프로그램을 사용해 평소에 일정을 관리하는 사용자라면 PDA에서 제공하는 달력이나 주소록 등의 데이터를 아웃룩 2000과 동기시켜 사용할 수 있다. 이렇게 하면 외부에서 새로 입력한 일정이나 주소록이 있을 경우 사무실에 돌아와 PC와 케이블 통해 동기시키는 것으로 새로 추가된 내용이 자동으로 아웃룩에도 적용된다. 반대로 PC의 아웃룩에서 편집이나 수정된 내용이 있다면 싱크 작업을 통해 반대로 PDA의 데이터가 자동으로 갱신된다.
윈도CE를 탑재한 PDA의 경우는 내장된 포켓 아웃룩이라는 개인정보관리 프로그램과 아웃룩 2000을 액티브 싱크라는 프로그램을 통해 간편하게 동기화 시킬 수 있다. 반면 팜 OS를 사용하는 PDA는 구입당시 제공하는 개인정보관리 프로그램을 설치해서 사용해야 하지만, 별도로 판매하는 데스크 탑 투 고(Desk top to go)나 포켓 미러(Pocket Mirror)와 같은 응용프로그램을 설치하면 아웃룩 2000과 일정과 연락처를 공유할 수 있다.
따라서 아웃룩 2000을 통해 개인정보를 관리하는 사람이라면 처음 PDA를 구입해서 데이터를 입력할 때에도 전자수첩을 처음 샀을 때처럼 일일이 모든 정보를 새로 입력해야 하는 번거로움을 거치지 않아도 된다. 참고로 아직까지 아웃룩2000과 데이터를 동기 시킬 수 있는 응용프로그램이 개발되지 않은 PDA 기종도 있으므로 아웃룩 2000과 데이터 공유가 중요하다면 구입 전에 PC통신이나 인터넷의 PDA 동호회를 통해 미리 확인해 보기를 권한다.
펜이나 키보드를 이용한 편리한 입력
전자수첩이나 이동전화에 내장된 전자수첩 기능을 사용하다 보면 데이터를 입력하는 것이 그리 쉽지 않다는 것을 대부분 느끼게 된다. 작은 키패드를 이용해 데이터를 입력하는 방법을 사용하기 때문에, 입력하는 시간도 오래 걸리고, 사용하기도 불편하다. PDA의 경우는 키보드가 있는 제품도 있지만, 키보드가 없는 경우는 펜으로 글씨를 쓰면 이를 인식해서 입력하는 필기체 입력 방식과 화면에 가상 키보드를 띄워 펜으로 문자를 선택해서 입력할 수 있는 두 가지 방법을 필요에 따라 선택해 이용한다. 필기체 인식은 사용하는 인식 소프트웨어의 성능에 따라 차이가 많이 나고, 사용하는 사람의 필기 습관에 따라서도 인식률이 달라진다. 그래서 처음에는 좀 불편하고 오히려 입력 속도가 떨어질 수도 있는데, 요즘에 나오는 한글 필기 인식 프로그램들은 상당히 높은 인식률을 가지고 있어 큰 불편 없이 사용할 수 있다.
편리한 수정 및 편집 기능
입력한 데이터를 언제나 간단히 복사, 삭제하거나 다른 곳으로 이동시킬 수 있다는 것도 PDA의 큰 장점이다. 예를 들어 목요일에 있던 약속을 토요일로 옮겨야할 경우 다이어리를 사용한다면 현재 약속을 펜으로 지우고 다시 써야한다. 이렇게 변경되거나 수정할 내용이 많아지면 다이어리나 수첩을 사용하는 경우 나중에 원하는 내용을 찾거나 보는 것이 쉽지 않을 것이다. PDA에서는 PC에서 처럼 복사, 잘라내기, 붙이기 등의 기능을 사용해 데이터를 언제든 수정할 수 있다.
검색과 일정 알림
PDA안에 저장된 내용 중에서 원하는 정보를 빠르게 찾을 수 있는 강력한 검색 기능도 유용하게 활용할 수 있도록 해주는 항목이다. 이러한 검색 기능은 특히 연락처 항목에서 다른 사람의 전화번호나 메일 주소 등을 찾을 때 편리하게 찾을 수 있고, 메모장에 저장한 텍스트 문서에서도 활용할 수 있다. 또한 달력이나 일정관리에 입력한 약속에 대해 모두 개별적인 알람 기능을 설정할 수 있기 때문에 스케쥴 관리를 확실하게 할 수 있다. 약속 시간과 함께 알림 시간을 설정해 놓으면 약속 시간 전 5분전, 1시간 전. 하루 전 처럼 미리 적당한 시간 간격을 두고 알려주기 때문에 편리하다. 평소에 건망증이 심해 약속을 깜박하거나 수시로 약속이 변경되는 일이 잦은 일을 하는 사람이라면 PDA의 일정 알림 기능이 큰 도움이 될 것이다.
Tip PDA의 종류 사용하는 운영체제에 따라 PC의 종류가 구별되듯 PDA도 운영체제에 따라 상당히 다양한 종류의 제품들이 나와있다. 현재 국내에서 접할 수 있는 PDA는 크게 셀빅(Cellvic) OS 계열, 팜(Palm) OS 계열의 팜 시리즈나 바이저(Visor), 윈도CE 계열의 PDA 제품들이 있다. 이 밖에도 외국에서는 사이언(Psion) 처럼 자체 개발한 OS를 사용하는 제품들도 있다. 여기에 탑재한 운영체제의 버전에 따라서도 지원되는 기능이나 사용할 수 있는 응용프로그램도 달라지기 때문에 이런 점까지 감안하면 더욱 다양한 모델들이 존재한다.
윈도CE 계열의 PDA 중에서 키보드가 없이 펜입력 방식을 채택한 것을 손바닥 크기(Palm Size) 정도로 작다는 뜻에서 PPC(Palm size PC)라고 하고, 달린 제품은 HPC(Handheld PC)라고 구분해서 부르기도 한다. 특히 최근에 많은 인기를 얻고 있는 컴팩의 iPAQ처럼 윈도CE 3.0을 탑재한 제품들을 포켓 PC(Pocket PC)라고 부르는데 이는 윈도CE 2.0이나 2.1 버전에 비해 운영체제의 성능이나 하드웨어적인 시스템 사양이 강력해져 거의 PC와 같은 수준이 가능한 주머니 속의 컴퓨터란 의미를 담고 있다. 따라서 제품을 구입할 때 팜사이즈를 의미하는 PPC와 포켓PC를 의미하는 PPC를 혼동하지 않도록 주의해야 한다. 참고로 윈도CE 계열의 제품들은 장착한 CPU의 종류에 따라서도 사용할 수 있는 응용 프로그램이 다르다. 따라서 응용 프로그램을 다운 받거나 구입할 때는 자신이 사용하고 있는 PDA 기종이 어떤 CPU를 사용하고 있는지 확인하고, 해당 CPU용 프로그램을 받아야 한다.
김달훈
자료제공: PCBee (http://www.pcbee.co.kr)
