E메일 제대로 쓰는 여섯가지 방법

인터넷 서비스 중 가장 많이 사용하는 E메일. 이번 달에는 ''아웃룩 익스프레스''를 효율적으로 사용하기 위한 방법을 알아본다.

그동안 메일 보내기와 받기 등 기본 기능만 사용해 왔다면 다음에 소개할 내용 중 한가지라도 활용해 볼 것을 권한다. 아래 설명된 기능은 아웃룩 익스프레스 5.0을 기준으로 한 것이다.

① 주소록을 활용하자

E메일을 자주 사용하는 사람일수록 주소록 기능은 대단히 유용하다. 주소록은 자주 메일을 주고받는 사람들의 E메일 주소와 프로필을 기록한 모음을 말하는데 메일을 보낼 경우 상대편의 복잡한 E메일 주소를 일일이 기억하지 않고도 간단하게 원하는 사람에게 메일을 보낼 수 있도록 해준다.

또한 주소록에서 제공되는 그룹 기능을 이용하면 메일을 보낼 때 단지 한 개의 그룹 항목을 선택하는 것만으로 여러 사람에게 한번에 같은 내용의 메일을 보낼 수 있다.

주소록을 보기 위해서는 상단에 아이콘으로 표시된 도구모음 중 [주소록] 아이콘을 마우스로 클릭하거나 메뉴에서 [도구-주소록]을 선택하면 된다.

주소록 화면에서 [파일-새 연락처]를 선택하면 새로운 E메일 주소를 추가할 수 있는 등록정보 창이 나타난다. 등록정보 창에는 기본적으로 이름과 E메일 주소를 기록하고, 상대방 회사 주소, 전화번호 등의 프로필과 자택 주소, 기념일 등 개인 신상정보를 기록하면 된다.

그룹의 경우 주소록 화면에서 [파일-새 그룹]을 선택하면 되는데 이때 그룹 이름을 넣어주고 구성원을 하나씩 차례로 선택해주면 된다. 그룹에만 등록할 E메일 주소가 있다면 아래부분에서 추가해준 후 확인 버튼을 누르면 주소록에 새 그룹이 등록된다.

메일을 보낼 때는 상단의 [새 메시지] 아이콘을 클릭하고 메시지 창에서 [받는 사람] E메일 주소를 적는 빈 칸 앞에 있는 그림을 클릭하면 주소록 창이 뜬다. 왼쪽의 주소록에 이미 등록되어 있는 사람의 이름이나 그룹명을 선택한 후 [받는 사람] 버튼을 누르면 우측의 [메시지 받는 사람] 필드에 자동으로 주소록 내용이 복사된다.

이 때 확인 버튼을 누르면 새 메시지 창으로 돌아오는데 이 창에는 E메일 주소를 기입할 자리에 이미 선택한 사람의 이름이 나타난다. 다음으로 제목과 내용을 적은 후 [보내기] 버튼을 클릭하면 선택한 사람이나 그룹의 사람들에게 발송된다.

처음 주소록에 등록하는 과정이 조금 번거로울 수 있지만 한번만 등록해두면 상대방의 E메일 주소를 따로 기억할 필요 없이 손쉽게 E메일을 보낼 수 있다.

내가 받은 메일에 답장을 쓴다는 것은 앞으로 그 사람과 메일을 주고받을 가능성이 높다는 것을 의미한다. 이럴 때는 [도구-옵션-보내기-내 주소록에 내가 회신한 사람 자동으로 넣기] 항목을 체크해두면 별도로 주소록에 등록하지 않아도 답장을 쓴 사람들의 E메일 주소가 자동으로 주소록에 등록된다.

또한 받은 메일에 회신하지 않더라도 메일을 보낸 사람의 E메일 주소를 주소록에 포함시키기를 원한다면 [도구-보낸 사람을 주소록에 추가]를 선택하여 간단하게 기존 주소록에 추가할 수 있다.

② 메일에 명함을 담아 보내자

메일을 받게 되면 보낸 사람이 누구인지 상세한 정보를 알 수 없는 경우가 많다. 그 사람이 어느 회사나 단체 소속이며 무슨 일을 하는 사람인지, E메일 주소 외에 직접 연락할 수 있는 전화번호나 팩스는 없는지 자세한 프로필을 알고 싶을 때가 있을 것이다. 이럴 경우 꼭 필요하다면 상대방에게 E메일을 보내 필요한 내용을 알아보는 수밖에 없다.

내가 보낸 메일을 받은 상대방도 이런 불편을 느낄 가능성이 있다. 물론 메일 본문에 연락처나 회사 소개 등을 적어 보내면 되겠지만 메일을 보낼 때마다 똑같은 작업을 반복하는 것이 다소 성가시게 느껴진다.

이런 고민을 해결해주는 것이 바로 자신의 프로필이 들어있는 서명파일을 자동으로 추가해주는 기능이다. 가장 좋은 방법은 우리가 다른 사람을 만났을 때 건네는 명함처럼 자신에 관한 정보(소속회사·전화번호·주소 등) 를 미리 기입한 전자명함을 만들어 두었다가 메일을 발송할 때 서명파일과 함께 자동으로 발송되게 하면 더욱 효과적이다.

명함을 만드는 방법은 앞에서 본 ''주소록에 E메일 추가하기''에서 설명했던 것과 같다. 먼저 주소록에 자신의 프로필을 하나 만들어 추가한다.

다음에 [도구-옵션-작성-명함] 항목에서 ''메일''을 체크한 후 자신의 이름으로 된 항목을 선택한다. 이렇게 해두면 다음부터 보내는 메일에 자신의 명함이 자동으로 추가된다.

상대편이 아웃룩 익스프레스를 사용하고 있다면 이쪽에서 보낸 양식을 그대로 볼 수 있다. 혹시 상대방이 아웃룩 익스프레스를 사용하지 않더라도 일반 텍스트 파일 형태로 프로필 내용을 살펴볼 수 있다.

또 서명파일을 덧붙여 보내는 방법은 [도구-옵션-서명]에서 ''보내는 모든 메시지에 서명 추가''를 선택한다. 이렇게 한 후 서명에 포함될 내용을 작성해 넣든지, 서명 대신 사용하고자 하는 파일을 지정해주면 ''새 메시지'' 창이 열릴 때 자동으로 서명 내용이나 서명 파일이 추가된다. 이것을 일부러 삭제하지 않는다면 서명의 내용이 첨부된 메일이 발송된다.

③ 받은 메일은 주제별로 보관하자

E메일은 단순하게 소식을 주고받는 용도로만 사용하지 않는다. 흥미를 끄는 웹사이트에 방문을 했을 경우 그 웹사이트에서 운영하고 있는 메일링 리스트가 있다면 대부분의 사람들은 최신자료나 동향 등을 메일로 받아보기를 원할 것이다.

실제로 메일링 리스트에 가입하다보면 곧 메일의 홍수 속에 빠지게 된다. 또한 직접 주고받은 메일이라 하더라도 [받은 편지함] 폴더에 뒤죽박죽 섞여 있다면 나중에 필요한 메일만 따로 보는 것이 어렵다.

이럴 때 윈도95나 98에서 탐색기를 사용하여 폴더를 만들고 비슷한 내용의 파일들을 각 폴더에 나누어 보관하는 것과 유사한 방법으로 [받은 편지함]이나 로컬폴더의 하부에 새로운 폴더를 만들어 주제별로 메일을 관리하면 메일 관리가 한결 쉬워진다.

예를 들어 인터넷 비즈니스에 관심을 가지고 있고 관련 소식을 정기적인 E메일로 받아보고 있다면 [인터넷 비즈니스]라는 폴더를 만들어 따로 해당 메일을 관리하는 것이 좋다.

새로운 폴더를 만드는 방법은 아웃룩 익스프레스 좌측의 폴더 목록 창에서 로컬폴더나 하위의 새로운 폴더를 만들고자 하는 폴더를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 ‘새 폴더’를 선택한다.

새로 열린 창에 새로 만들고자 하는 폴더의 이름을 넣어준 후 확인 버튼을 누른다. 다음부터는 받은 메일을 이 폴더에 따로 보관하려면 마우스로 드래그 & 드롭 하면 된다. 또한 다음에 설명할 필터링 기능을 함께 사용하면 같은 메일링 리스트에서 보낸 메일이 도착하면 자동으로 메일이 해당 폴더로 이동하게 할 수도 있다.

④ 필터링 기능을 활용하자

[도구-메시지 규칙] 항목을 이용하면 필터링 기능을 사용할 수 있다. 필터링은 생각보다 여러가지 용도로 사용할 수 있다. 반갑지 않는 메일들을 받아 바로 휴지통으로 보내거나 아예 서버에서 삭제할 수 있고, 특정 조건에 부합되는 메일에는 특정한 색을 부여하여 메일의 홍수 속에서도 긴급히 살펴보아야 할 메일을 쉽게 구분할 수 있다.

[도구-메시지 규칙-메일]을 선택하면 ''새 메일 규칙'' 창이 나타나 여러가지 필터링 규칙을 정의할 수 있도록 해준다. 여기에서 곧바로 여러 규칙들을 선택해주는 것도 좋지만 ''취소'' 버튼을 누르면 나타나는 [메시지 규칙] 창에서 설정해주는 것이 더 편리하다. 뉴스그룹의 필터링 기능 설정 상태 등 다른 항목들도 함께 살펴볼 수 있기 때문.

필터링은 규칙의 조건, 규칙의 동작, 규칙의 설명 등 세가지 항목으로 구성되어 있다. ''규칙의 조건''에서는 보낸 사람, 제목, 본문, 메일 크기 등 필터링을 하고자 하는 메일의 조건을 정하기 위한 기준을 선택한다.

''규칙의 동작'' 항목에서는 지정된 폴더로 이동, 삭제, 다른 누군가에게로 자동 전달, 플래그나 특정 색으로 표시, 메일 보낸 사람에게 자동으로 미리 만들어 놓은 메일 내용 전달 등의 구체적인 필터링 행위를 선택한다.

''규칙의 설명'' 부분에서는 조건과 동작에서 선택된 항목을 적용할 구체적인 내용, 즉 사람의 경우에는 그 사람의 이름이나 E메일 주소, 본문이나 제목일 경우 메일이 포함하고 있는 특정한 단어, 메일의 크기일 경우 기준이 되는 크기 등을 적어주게 된다.

예를 들어 yhlee@netro.net이라는 E메일 주소를 가지고 있는 필자의 상사에게서 온 메일을 다른 메일들과 구분하여 쉽게 알아볼 수 있도록 하려면 ''규칙의 조건'' 선택 항목에서 ''보낸 사람 란에 사람'' 포함을 체크한 뒤 ''규칙의 동작'' 선택 항목에서 ''색으로 선택''을 체크하면 ''규칙 설명'' 항목에 앞서 선택한 항목이 나타나 있는데 파란색 하이퍼링크로 표시되는 부분이 있을 것이다.

그중에서 사람 부분을 클릭하여 yhlee@netro.net이라는 주소를 입력하고, 색 부분을 클릭하여 적색을 선택해주면 다음부터는 yhlee@netro.net이라는 E메일 주소로부터 온 모든 메일은 아웃룩 익스프레스에서 적색으로 나타나 다른 메일보다 먼저 눈에 띈다.

⑤ 검색 기능으로 메일 찾기를 쉽게

비교적 최근에 받은 메일을 다시 찾거나 받는 메일이 그다지 많지 않은 경우에는 메일을 다시 찾는 일이 그다지 어렵지 않다. 그러나 메일을 받은 시점이 명확하지 않아 찾기가 어렵다면 아웃룩 익스프레스에서 제공하는 검색기능이 큰 도움이 된다.

[편집-찾기-메시지] 메뉴를 선택하면 [메시지 찾기] 창이 나타나는데 여기에서 메일을 보낸 사람의 이름이나 E메일 주소, 메일 받는 사람의 이름이나 E메일 주소, 메일의 제목에 포함된 단어, 본문에 포함된 단어 등 여러가지 조건으로 검색할 수 있다. 첨부된 파일 여부를 검색조건으로 지정할 수도 있다.

한편 이 기능을 통해 검색할 수 있는 대상에는 ''찾는 위치'' 항목의 우측에 있는 ''찾아보기'' 항목을 클릭하여 [보낸 편지함]을 검색 대상에 포함시키면 자신이 다른 사람에게 보낸 메일도 검색 대상에 포함시킬 수 있다.

⑥ 아웃룩 익스프레스 함께 쓰기

초고속 인터넷 서비스에 가입한 가정처럼 한대의 컴퓨터를 여러 사람이 동시에 사용하는 경우 각자 메일을 따로 관리해야 할 필요가 있다. 이럴 때 아웃룩 익스프레스는 여러 사용자가 타인의 프라이버시를 침해하지 않고 각자의 ID를 이용할 수 있게 해주는 기능이 있다.

복수의 ID관리와 생성은 [파일-ID] 메뉴에서 할 수 있다. 새로운 ID를 만들거나 기존의 ID도 사용조건을 바꿀 수 있다. 또 사용자 개개인의 ID마다 패스워드를 부여해 프라이버시를 확실하게 보장할 수도 있다. 다른 ID로의 전환은 [파일-ID전환] 메뉴를 선택한 후 자신의 아이디를 선택하면 된다.

백예균 (주) 네트로21 정보검색사 (http://www.netro.net)