제13장
이메일 내 마음대로 다루기
이제부터는 실전훈련에 들어갑니다. 먼저 가장 간단한 시험부터 치러 보기로 하겠습니다.
눈보라가 몰아치는 겨울날 저녁 무렵, 퇴근길 교통체증을 걱정하며 창밖을 내다보고 있는데 갑자기 전화가 왔습니다. 엊그제 지방 거래처를 둘러본다며 출장간 김대리입니다. 중요한 자료파일을 하나 빼먹고 왔다며 이메일로 전송해 달라고 합니다. 그런데 이 일을 부탁할 만한 사람이 아무도 없습니다. 자, 지금 당신은 당황하지 않고 이 부탁을 처리해 줄 수 있습니까?
사무실의 팩시밀리를 맨 먼저 머리에 떠올렸다면 앞으로 고생을 좀 하실 것 같습니다. 물론 프린트해서 깨끗하게 팩시밀리로 보내 주는 것도 그리 나쁘지는 않겠지요. 그렇지만 김대리가 지금 퇴근시간이 임박해 급하게 전화한 것을 감안하면 그렇게 만만한 상황은 아닌 것 같습니다. 김대리가 이 늦은 시간에 어떤 상황에 처해 있는지 파악하는 것이 우선이겠죠? 김대리는 팩시밀리가 없는 곳에 있을 수 있으니까요. 다행히 거래처 사무실에서 전화했다면 이야기가 달라지겠지만….
지금 이 순간 우리나라에 지천으로 깔린 것이 바로 PC방이라는 것을 떠올릴 필요가 있습니다. PC방과 이메일-. 뭔가 쨘∼ 하고 통하지 않습니까. PC방은 또한 24시간 열려 있습니다. 업무시간이 지나도 언제든 이용할 수 있다는 말입니다. 그렇습니다, 당신은 김대리에게 이메일로 필요한 자료를 보내 주면 되는 것입니다. 그럼 어떻게 보내야 할까요?
(1) 이메일로 자료파일 주고받기
- 웹메일을 활용해 회사 서버의 메일도 검색한다
인터넷과 이메일 사용법에 익숙한 김부장은 먼저 김대리에게 근처의 PC방을 찾아보라고 지시합니다. 김대리가 만약 사무실에서 사용하던 이메일 주소밖에 없다면 당장 웹메일을 하나 가입한 후 이메일 주소를 알려달라고 합니다. 웹메일은 메일서비스업체가 제공하는 계정과 저장공간(대개 몇십메가 정도입니다만 메일을 저장하기에는 충분합니다)을 이용해 어느 곳에서든 사용할 수 있는 편리한 이메일입니다.(여기서는 웹메일 서비스 중에서 가장 호평받는 오르지오 메일을 예로 들겠습니다)
지금부터는 김대리가 지방도시의 PC방에서 하는 작업 내용입니다.
①오르지오 메일 홈페이지(http://www.orgio.net)에 접속합니다. [무료회원 가입]를 눌러 일단 회원으로 등록합니다. 아이디가 중복되지나 않는지 체크해 보고 필요한 사항들을 양식에 맞춰 적어 넣고 [가입]을 누릅니다. 여기서 만든 새 이메일 주소를 본사의 김부장에게 전화로 알려줍니다.
②회사에서 쓰고 있는 이메일도 함께 체크하기 위해 일단 오르지오 메일에 로그인한 후 [외부메일 불러오기] 기능을 설정합니다. 이것은 회사의 메일서버로 온 메일을 오르지오 메일에서 당겨 받는 것이라고 생각하면 됩니다. POP 서버(그러니까 여기서는 회사의 메일서버가 됩니다)의 주소를 적어넣게 되어 있군요. 보통 이것은 회사의 도메인 앞에 [mail.]이 붙어 [mail.joongang.co. kr]식으로 되어 있습니다. 이 이름을 [POP 서버] 자리에 써넣습니다.
③마지막 단계에서 본래 이메일 주소에 편지 원본을 남겨둘 것인지 물어봅니다. 혹시라도 불의의 사태에 대비해 남겨두기로 합니다.
④이제 POP서버 앞의 네모칸을 체크하고 [편지 가져오기]를 실행합니다. ‘첫번째 편지를 가져옵니다’ ‘두번째...’ 하는 메시지가 이어지면 작업이 순조롭게 진행되는 것입니다.
⑤김부장이 보내준 이메일에 첨부파일이 붙어 있습니다. 이것을 다운받아 열어 봅니다.
- 메일에 자료를 첨부해 보내준다
김부장은 본사 사무실에서 김대리가 전화로 불러주는 이메일 주소를 받아 적고 데스크톱에서 아웃룩 익스프레스를 실행합니다.
①[메일 작성] 단추를 눌러 편지쓰기를 시작합니다.
②[받는 사람]에 김대리의 이메일 주소를 적어 넣습니다.(이 주소는 회사에서 부여한 이메일 주소여도 괜찮고 김대리가 새로 가입한 웹메일의 주소여도 괜찮습니다)
③간단하게 제목을 적습니다. 필요하면 본문 쓰는 곳에 김대리에게 격려의 한마디나 부탁을 씁니다.
④이제 필요한 파일을 찾아 첨부할 차례입니다. 참, 이 [첨부하기]를 의외로 까다롭게 생각하는 분들이 많습니다. 그것은 내가 찾아 첨부해야 할 파일이 어느 폴더에 들어 있는지 평소에 신경을 기울이지 않았기 때문입니다. 따라서 간단한 워드작업을 할 때도 저장하는 파일이 어느 폴더에 들어가는지 눈여겨 보아야 합니다.
우리가 많이 쓰는 ‘아래아한글’은 디폴트(사용자가 변경하지 않았을 때 기본이 되는 값)가 보통 c:\work이구요, 훈민정음은 c:\hundata입니다. 본인이 워드파일 저장 폴더를 변경시켰다면 기억하고 있는 것이 당연하겠죠?
이메일로 파일을 주고받을 때에도 어느 폴더에 넣어 두었는지, 또 워드 작업이나 그래픽 작업을 했을 때 어디에 데이터 파일을 저장해 두었는지를 항상 기억해 두어야 합니다. 자신이 늘 애용하는 폴더가 있으면 좋겠죠.
인터넷에서 다운받은 파일은 My Downloads, 그래픽 파일들은 My Picture, 음악파일은 My Music, 워드파일은 My Document(이것은 바탕화면의 [내 문서]와 같은 폴더입니다)에 보관하는 식으로요. 그러면 엉뚱한 곳에 파일을 보관해 찾느라 애를 먹는 일은 없을 테니까요. 자, 그럼 다음 순서로 넘어갑니다.
⑤클립 모양의 [첨부] 버튼을 누르면 파일을 찾아 넣으라고 나옵니다. [첨부파일 삽입]이라는 조그만 창이 뜨면서 현재 지정되어 있는 폴더 안의 파일들이 보입니다. 여기에 없을 때는 위의 <찾는 위치>를 클릭하면 상위 폴더로 옮겨갈 수 있습니다. 하위폴더로 가려면 해당 폴더를 더블클릭하면 되죠. 이렇게 해서 필요한 파일을 찾았으면 파일 이름을 더블클릭하고 오른쪽 아래의 <첨부> 버튼을 누릅니다.
⑥받는 사람과 제목, 첨부파일이 제대로 되었는지 확인한 후 [보내기] 버튼을 눌러 송신합니다. 이것으로 김대리에게 보낼 자료를 무사히 보냈습니다.
참, 메일이 제대로 안 가면 어떡하느냐구요? 이메일은 지정한 주소로 배달되지 않았을 경우 반드시 반송 메시지가 돌아옵니다. 그러니 전화로 확인할 수 없는 상황이라 하더라도 크게 걱정하지 않아도 됩니다.
- 첨부파일을 다운로드하는 법
김대리는 메일과 함께 첨부파일을 같이 받았습니다. 그렇다면 첨부파일은 어떻게 받는 것일까요? 지금부터 첨부파일 받기를 실습하겠습니다.
①우선 My Document 아래에 [Test] 폴더를 하나 만듭니다. 아래아한글이나 훈민정음, MS워드로 만든 문서를 이곳에 하나 저장합니다. 편의상 sample.txt 파일을 하나 만들어 저장하도록 합니다. 저장할 때 [파일] 메뉴에서 [다른 이름으로 저장]을 선택하면 텍스트 파일 형식(.txt)으로 저장할 수 있습니다.
②이번에는 아까 가입한 오르지오 메일에서 여러분이 사무실이나 집에서 사용하는 아웃룩 익스프레스로 테스트용 메일을 하나 보내도록 하겠습니다. 방금 만든 sample. txt를 첨부파일로 붙여서 말이죠.
③아웃룩 익스프레스를 열어 보니 메일이 도착했습니다. [받은 편지함] 목록을 보면 왼쪽에 클립 모양이 있고, 보낸사람/받는사람/제목이 있는 아래쪽 본문 보기 칸에도 제일 오른쪽에 클립 모양이 보이죠? 이것이 바로 이 편지에 첨부파일이 붙어 있다는 뜻입니다. 이제 이 클립을 누릅니다.
④클립을 누르면 sample.txt와 <첨부파일 저장>이라는 명령어가 나옵니다. 여기서 sample.txt를 누르면 이 파일을 열어서 내용을 보여줍니다. [첨부파일 저장]을 선택하면 다시 저장할 위치를 묻는데 <찾아보기>를 눌러 원하는 폴더를 선택해 주면 그곳에 다운로드됩니다. <열기>를 선택하면 내 컴퓨터에 파일이 저장되지 않은 상태에서 파일의 내용을 볼 수 있습니다.
⑤아웃룩 익스프레스를 종료하고 나중에 파일을 보기 위해 저장을 선택한 경우에는 파일이 저장되는 폴더를 반드시 잘 기억해 두어야 합니다. 역시 자신이 자주 사용하는 폴더를 하나 만들어 두면 좋겠지요.
이것으로 첨부파일 받기를 성공적으로 끝냈습니다. 파일을 어디에 받아두었는지만 헷갈리지 않는다면 <보내기>보다 훨씬 쉽습니다.
여기서 왜 굳이 웹메일을 사용하는가 하는 궁금증이 생길 수 있습니다. 그것은 우리가 사무실에서 흔히 사용하는 아웃룩 익스프레스를 이용하려면 메일서버 이름이라든지 몇가지 조건을 설정해 주어야 합니다. 익숙하지 않은 사람이 하기에는 조금 어렵기도 하고 번거롭기도 합니다. 또 무엇보다 잠깐 사용하고 말 PC방 컴퓨터에 내 기록을 남기고 나서 혹시라도 잊어버리고 삭제하지 않는다면 그것도 꽤 난감한 일이 되겠지요. 그래서 인터넷에 접속할 수 있는 어느 곳에서든 간편하게 사용할 수 있는 웹메일을 사용하는 것입니다.
웹메일은 한번 신청해 두면 사용자가 어디에 있든 - 사무실에서든 집에서든 PC방에서든, 심지어 해외에서도 접속할 수 있으니 편리하기로 치면 최고랍니다. 이런 편리한 웹메일 계정을 무료로 제공하는 업체들이 무수히 많습니다. 편지를 저장할 수 있는 공간도 넉넉하게 주기 때문에 웬만큼 메일이 쌓여도 걱정할 필요가 없습니다.
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자료제공 : 월간중앙
