[e-메일 관리하기] 용도에 따라 자동 분류

중앙일보

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하루에 몇 통이나 e-메일을 받으세요? 저는 업무 메일만도 보통 20~30통을 받고 있습니다. 거기다가 10개도 넘게 웹메일 계정을 갖고 있어 '메일의 홍수' 속에 살고 있답니다.

방송이나 인쇄매체의 몇 배나 되는 정보가 마치 요술 램프 속 지니처럼 인터넷 속에 꼭꼭 숨어 있는데요. 셀 수 없이 많은 사이트는 일일이 방문하지 않는다고 하더라도 자신에게 보내 온 메일을 확인하지 않을 수는 없는 거잖아요.

처음엔 아주 재미있지만 꺼놓을 수 없는 휴대폰과 같이 되어버린 내 메일. 보다 효율적으로 메일을 관리할 수 있는 방법이 어디 없을까요. 개인 컴퓨터에서 흔히 사용하는 메일 관리 프로그램이 '아웃룩 익스프레스' 입니다.

마이크로소프트(MS)사의 익스플로러와 '짝꿍' 격인 아웃룩 익스프레스는 부연설명이 따로 필요하지 않을 정도로 많이들 쓰고 있는데, 의외로 편리하고 다양한 기능이 많습니다.

우선 여러 개의 웹메일을 한 곳에서 관리할 수 있어요. 웹메일은 어떤 사이트에 회원으로 가입해 메일 주소를 받아놓으면 언제 어디서든 인터넷에 연결돼 있을 때 그 사이트에 접속하면 글을 주고 받을 수 있는 메일이에요.

먼저 맨 위의 메뉴들 중 '도구→계정→메일' 로 들어가보세요. 오른쪽 맨위의 '추가' 버튼에서 다시 '메일' 을 클릭하세요.

그러면 새로운 계정을 추가할 수 있는 인터넷 마법사 창이 뜨지요□ 이제 순서를 밟아가며 기존의 웹메일을 입력하면 됩니다.

'사용자 이름' 과 '인터넷 전자메일 주소' 에서는 확인 버튼을 눌러 다음 창으로 넘어가고 '전자메일 서버' 를 입력하는 창에서 받고자 하는 웹메일 주소를 '받는 메일 서버' 와 '보내는 메일 서버' 에 입력하세요. 가령 프리챌 메일을 받고자 하면 두 곳 모두 'freechal.com' 을 쓰시면 됩니다.

확인 버튼을 누르면 계정 이름과 암호를 입력하게 되어 있는데, 자신이 웹메일을 쓸 때 활용하는 ID와 패스워드를 입력하면 되죠.

여러 개의 메일 계정을 한 곳에서 받다보면 메일 정리하기가 너무 어렵겠다구요□ 주소를 입력해 두면 자동으로 분류해 지정해 둔 서랍, 즉 '폴더' 로 옮겨 주는 '필터링 기능' 을 사용해 보세요.

가령, 회사 메일인 '@zio.co.kr' 은 모두 '업무' 라는 폴더로 자동으로 가도록 해 둘 수 있는 것이죠.

다시 맨 위의 메뉴들 중 '도구→메시지 규칙→메일' 로 가 보도록 하죠. '새메일 규칙' 이라는 창이 떴나요? 그럼, '지정해 놓은 프리챌 메일은 모두 내폴더' 로 라는 명령을 내려 보겠습니다.

1번 박스에서 '지정된 계정에서 온 메시지' 를 표시하고 2번 박스에서는 '지정된 폴더로 이동' 을 표시하세요. 그러면 3번에 표시한 사항이 입력되는데요.

3번 설명에서 각각 파란색으로 표시된 단어를 클릭하면, 메일 계정과 폴더를 지정할 수 있답니다.

폴더는 새 폴더를 만들면 되겠죠. 1번과 2번의 다양한 규칙을 적용해 자유롭게 응용할 수 있습니다. 특정인의 메일을 입력할 수도 있고, 특정 제목이나 특정 단어가 있는 메시지를 구분할 수도 있답니다.

용량이 크거나 첨부파일이 있는 메시지도 구분할 수 있으니 스팸 메일에 대처할 수도 있겠지요.

이렇게 지정한 메일들은 따로 저장하거나 삭제할 수도 있고 다른 사람에게 자동으로 보낼 수도 있으니 소프트웨어가 자동으로 해 주는 일이 정말 다양하지요?

메일을 더 이상 받고 싶지 않은 사람은 '도구→메시지규칙→차단할 보낸 사람 목록' 에서 지정해 둘 수 있답니다.

이렇게 해 놓으면 리스트에 있는 사람이 메일을 보내오면 그 메일이 자동으로 '지운편지함' 으로 옮겨집니다.

이런 기능들은 아웃룩 5.0이상 버전에서만 가능합니다.