[폴인인사이트] 방치된 회사 지하 공간을 예쁜 휴식 공간으로 꾸몄더니 일어난 변화

■ 나의 내일을 위한 지식플랫폼, 폴인의 추천

코로나19로 당연했던 일의 방식이 하루아침에 당연하지 않게 되었습니다. 아침 9시부터 저녁 6시까지 사무실에서 일하는 일상은 사라졌습니다.

반면, 기사나 책으로 접하던 일의 방식이 일상으로 자리잡았습니다. 내 방 책상으로 '출근'하는 재택근무가 현실이 된 것입니다. 재택근무의 경험은 일의 방식에 어떤 혁신을 가져올까요? 코로나19 이후 변화할 워크 스타일 지형도를 그려봅니다.

폴인의 '애프터 코로나 비즈니스 전략 컨퍼런스'에서 오고 간 이야기를 정리한 디지털리포트 〈회사와 일, 코로나 이전으로 돌아갈 수 없다〉1화의 일부 내용을 여러분에게 공개합니다. 10년차 스마트워크 디렉터이자, 베타랩 대표인 최두옥 링커의 인사이트를 만나보세요.

 “불과 20여 년전만 해도 모두가 이렇게 각자의 컴퓨터로 일할 것이라고 상상하지는 않았을 거예요. 하지만 지금은 컴퓨터 없으면 사실상 일을 전혀 못하는 시대가 되었습니다.지금의 생소한 일하기 방식이 어쩌면 5년 정도 후에는 아주 일상적인 풍경, 뉴 노멀이 될 것 같습니다. 이건 어쩌면 시간 문제일지도 모릅니다.” 

_최두옥 베타랩 대표 (스마트워크 디렉터)

지난 4월 28일 열린 폴인 온라인 컨퍼런스 〈코로나19, 다음 10년이 지금 결정된다〉 워크 세션에 참여한 최두옥 베타랩 대표는 "최근 우리가 경험한 재택근무는 스마트워크 중에서도 가장 혁신적인 형태"라고 말했다. ⓒ 폴인

재택근무, 알고 보면 가장 진화된 스마트워크

반갑습니다. 저는 스마트워크 디렉터입니다. 스마트워크 디렉터는 조직이 효과적으로 일할 수 있는 환경을 구축하는 일을 하고 있어요. 제가 처음부터 이 일을 한 건 아니고요, 그 전에는 웹 서비스 기획자, 공간 기획자로 일했어요. 관련 업무로 2010년대 초 네덜란드를 비롯한 유럽, 미국의 많은 사무실을 둘러보면서 단순히 공간만 변하는 게 아니라 그 안에서 일하고 살아가는 모습 자체가 변화하고 있다는 사실을 깨달았어요. 그러면서 자연스럽게 스마트워크 관련 일을 하게 됐습니다.

그럼 스마트워크란 무엇일까요? 이 분야에서 이미 10여 년 앞서 있는 네덜란드에서는 ‘Het Nieuwe Werken’이라 말합니다. 영어로 번역하면 ‘The New Way of Working’, 즉 새로운 방식의 일하기란 뜻이죠. 꽤 포괄적인 의미죠.

“이 시대에 통하는 방식으로 ‘일하는’ 방법을 바꾸는 것”. 저는 스마트워크를 이렇게 정의합니다. 스마트워크에 구체적으로 접근하면 다양한 방법론이 있습니다. 온라인 공간에서의 화상 회의, 협업이나 업무 효율을 높여주는 스마트오피스, 온라인 협업 툴, 목적 중심으로 조직을 구성하는 에자일 팀, 요즘 많이 언급되는 리모트워크, 재택근무까지 여러 사례가 있죠.

이런 방법들은 당위보다는 실용과 효율의 가치를 우선합니다. 그 방식이 일단 작동해야 하니까요. 콘텐츠 세션 강의에서 홍정민 휴넷 연구소장님이 에듀테크에 관해 말씀해주셨는데요.교육이 사람의 변화에 집중한다면, 스마트워크는 사람들이 속한 환경의 변화를 통해 일하는 사람들의 효율을 이끌어내는 데 집중합니다.

스마트워크에도 흐름이 있어요. 예전에는 개인이 효율적으로 일할 수 있는 도구의 기능 중심으로 발전했다면, 이제는 점점 커뮤니케이션과 인식이 변화하는 방향으로 진화 중입니다. 혼자가 아니라 여럿이 함께 일하는 방법을 중심으로요. 그 최전선에 있는 게 바로 리모트워크예요. 재택근무를 포함해 사무실 밖에서 일하는 것을 모두 포함합니다.

리모트워크가 왜 가장 진화된 형태의 스마트워크일까요? 이건 기술이나 툴의 문제가 아니라 커뮤니케이션 자체를 이전과는 다른 방식으로 해야 하기 때문입니다.

우선 서로가 다른 공간에 있기 때문에 비대면 커뮤니케이션(Untact)을 해야 하고요. 같은 시간대에 있다고 해도 조금씩 시차가 발생할 수밖에 없어서 비동시 커뮤니케이션(Asynchronous) 방식이 필요합니다. 그래서 리모트워크를 제대로 하려면 단순하게 다른 장소에서 근무하는 것이 아니라, 어떻게 하면 그 일을 효율적으로 할 수 있을지에 대해서도 고민하고 연습해야 합니다.

스마트워크의 미래를 보여주는 네 가지 사실

스마트워크가 우리 삶의 새로운 일상으로 자리잡을 수 있을까요? 저는 미래를 예측하는 가장 좋은 근거는 항상 과거와 현재의 데이터라고 생각합니다. 그래서 코로나19 전염이 시작된 시기를 전후로 리모트워크 트렌드를 살필 수 있는 네 가지 차트를 소개해드릴게요.

①첫 번째 사실 : 리모트워크, 화상회의 검색 빈도 증가

구글 검색 빈도 변화 ⓒRemote Work Trends by Criteo

2020년 2월 중순을 기점으로 약 한 달 사이의 구글 검색 빈도를 나타낸 차트입니다. 코로나19와 함께 리모트워크와 화상회의를 검색한 빈도가 동시에 같이 늘어나는 모습을 명확히 보여주고 있죠.

②두 번째 사실 : 컴퓨터 모니터 판매량 증가

오스트레일리아 : 전자제품 판매량 ⓒRemote Work Trends by Criteo

지난 3월부터 한 달 동안 오스트레일리아의 전자제품 판매량을 보여주는 차트입니다. 도중에 노란색 선으로 맨 위에 솟은 게 바로 컴퓨터 모니터의 판매량입니다. 확 늘었죠? 이전 대비 240%, 즉 2.4배가 늘었습니다.

③세 번째 사실 : 사무용 의자와 책상 판매량 증가

영국 : 가구 판매량 ⓒRemote Work Trends by Criteo

다른 제품은 어떨까요? 같은 기간 동안 영국의 경우, 사무용 의자(+198%)와 책상(+245%) 판매량도 많이 늘었습니다. 갑자기 일자리가 늘면서 사무실에 직원이 많아진 건 아닐 테고, 재택근무로 전환되면서 좀 더 편한 의자와 업무용 책상을 주문하는 사람이 늘어난 거죠.

④네 번째 사실 : 업무용 소프트웨어 판매량 증가

프랑스 : 소프트웨어 판매량 ⓒRemote Work Trends by Criteo

이번에는 업무용 소프트웨어입니다. 역시 코로나19가 확산되면서 전 세계적으로 온라인 업무가 늘어났다는 걸 단적으로 보여주는 자료입니다. 이 차트는 프랑스의 소프트웨어 판매량 지표이고요. 전반적으로 소프트웨어 판매량이 모두 늘었는데요. 업무용 소프트웨어의 증가도 눈에 띄죠.

5년 후, 스마트워크는 익숙한 일상이 된다

요즘은 줌(ZOOM) 등을 이용해 화상회의를 많이 하시죠. 저희 회사 입장에서는 코로나19 사태 이후로 스마트워크 컨설팅 요청이 많이 늘어났습니다. 한 구직자는 지원하려는 회사가 재택근무를 채택하는지 여부를 회사 복지 중 하나로 생각한다고 했습니다. 여러 상황을 종합할 때, 코로나19가 잠잠해진 이후에도 직원들은 보다 유연한 근무 환경을 원하게 될 것이라고 생각합니다.

회사 입장도 크게 다르지 않습니다. 여러분이 출근을 하지 않을 때에도 아마 회사는 대부분 사무실 임대료를 냈을 거예요. 임대료뿐일까요? 각종 유지 관리비, 총무팀 인건비 등 고정적인 지출이 있습니다. 그런데 이번에 사무실이 텅 비어 있으면서도 일터가 잘 운영되는 걸 보면서, 회사는 이미 비용을 줄일 수 있는 방법을 고민하고 있습니다.

우리나라에 아직 ‘스마트워크’라는 단어가 익숙하지 않을 때, 네덜란드와 미국의 담당자들에게 이렇게 물은 적이 있어요. “당신들은 어떻게 선견지명을 가지고 스마트워크를 잘할 수 있나요?” 돌아온 대답은 제 예상과는 달랐습니다. “우리가 선택한 게 아니에요. 우리가 이렇게 하지 않으면, 일을 잘하는 사람들이 모두 다른 회사로 가거든요.” 이처럼 유능한 직원일수록 자기관리에 철저하기 때문에 유연한 근무 환경을 선호할 수밖에 없습니다. 그들의 이탈을 막기 위해서라도 조직 스스로도 변화를 할 것입니다.

불과 20여 년전만 해도 모두가 이렇게 각자의 컴퓨터로 일할 것이라고 상상하지는 않았을 거예요. 하지만 지금은 컴퓨터 없으면 사실상 일을 전혀 못하는 시대가 되었습니다. 지금의 생소한 일하기 방식이 어쩌면 5년 정도 후에는 아주 일상적인 풍경, 뉴 노멀이 될 것 같습니다. 이건 어쩌면 시간 문제일지도 모릅니다.

툴, 스마트오피스, 화상 면접으로 낭비 줄이고 효율 높이다

저희 회사가 국내에서 직접 컨설팅한 세 가지 사례를 소개하겠습니다.

사례①》 일정 잡는 시간, 구글 캘린더 사용하니 24시간→10분

보수적인 문화를 가진 한 산업 자원 회사의 사례를 설명드릴게요. 이곳은 대표가 새로 부임하면서 여러 미팅을 잡아야 하는데, 비서가 일정을 잡는 데 거의 반나절에서 하루가 걸렸습니다. 또 새로운 자료를 요청했는데 직원이 그 자료를 취합하는 데 하루이틀이 걸리니까 너무 답답했다고 합니다.

구글캘린더를 이용한 일정 확인의 예. ⓒ 최두옥

저희는 구글에서 만든 그룹웨어인 ‘G 스위트(G Suite)’를 이 회사에 도입했습니다. 그중 구글 캘린더와 구글의 문서도구, 이 두 가지에 집중했어요. 구글 캘린더는 일정 관리 외에도 각 직원의 일정을 한 번에 확인할 수 있는 기능이 있어요. 위의 예시 자료를 보면 주최자 외에도 13명의 참석자가 있죠. 예전 같으면 일일이 전화를 걸어 모두 확인해야 했습니다. 또한 참가자 관리를 누르면 그들의 일정을 한 눈에 확인하고 참여 가능 여부를 알 수 있습니다. 예전에는 반나절씩 걸렸던 업무를 이제는 10분 만에 처리할 수 있습니다.

구글의 문서도구는 언제, 어디서든 작업하고 공유할 수 있는 클라우드 기반의 문서 공유 시스템이에요. 크게 문서(Google Docs), 스프레드시트(Spreadsheet), 프레젠테이션(Presentation), 설문지(Form)로 나뉩니다. 공동 작업을 하는 사람들은 언제든 원하는 때에 자료를 볼 수 있기 때문에 이걸 따로 취합한다거나, 누군가에게 요청할 필요가 없습니다. 시간차도 완전히 사라지죠.

'G 스위트'를 도입한 결과가 궁금하시죠? 우선 일을 위한 일, 예를 들면 다수의 미팅을 잡기 위해 해야 하는 부수적인 업무들이 30% 정도가 줄어들었고요. 문서를 공유하면서 서로 자연스럽게 다른 부서의 일을 알게 되고, 협업 문화가 만들어지면서 기존에 있던 『사일로 현상(silo effect)*』도 많이 완화됐습니다. 이런 장치들이 별 게 아닌 것 같지만 스마트워크의 매우 중요한 기본이라고 할 수 있습니다. 이런 방식으로 스마트워크를 진행하는 회사는 앞으로도 늘어날 거예요.

* 각 사업부가 공동체 관점에서 벗어나 타 부서와 교류하지 않는 모습을 곡식창고(silo)에 빗대어 표현한 말.

사례②》 방치된 지하 공간, 세미나·스터디 열리는 스마트오피스로

스마트오피스는 단순히 예쁘게 만든 공간을 넘어, 일하기 더 좋은 환경으로 만드는 공간입니다. 즉, 몰입과 협업에 최적화된 공간인데요. 여기에 한 가지 오해가 있습니다. 대개 스마트오피스의 범위가 업무 공간에만 해당한다고 생각하지만, 휴식 공간도 매우 중요합니다. 우리가 8시간 내내 일만 할 수는 없거든요. 중간 중간 밀도 높은 휴식이 필요합니다. 게다가 휴식 중에 업무 논의를 하거나 미팅을 하는 등, 경계가 모호한 일도 있습니다.

한 번은 어느 회사의 방치되었던 지하 공간을 개선한 적이 있습니다. ‘자연 속에서 쉬고 싶다’는 직원들의 의견을 반영해 커다란 빔 프로젝터를 통해 벽에 다양한 풍경이 보이도록 꾸몄어요. 이 프로젝트는 실제로 설계, 디자인, 공무 등 서로 다른 팀에 속한 직원 중 10명 정도가 TF를 꾸려 스스로 ‘우리 회사 직원들은 뭘 원할까?’를 묻고, 그걸 토대로 공간을 설계하고 콘텐츠도 만들며 진행했다는 점에서 의미가 있습니다. 그 전에는 각자 팀이 해야 할 일만 하고 서로 소통하진 않았거든요. 처음으로 전 직원이 하나의 목표를 향해 자연스럽게 협업하는 계기가 되었죠. 이후에도 사람들이 자발적으로 세미나를 하거나 스터디 모임 등을 운영하고 있다고 해요.

서로 학습하는 조직은 이렇게 공간을 만듦으로써 자연스럽게 생겨날 수 있습니다. 물론 규모가 큰 사옥을 스마트오피스로 만드는 것에 비하면 정말 작은 돈이 들었지만, 효과 면에서는 매우 컸다고 생각합니다. 이런 공간이 우리나라 스마트워크의 큰 트렌드 중 하나입니다.

사례③》 화상 면접 도입, 채용 담당자는 1명으로 충분

또 다른 사례는 화상 면접이에요. 회사를 100% 리모트워크로 운영하는 어느 대표가 채용도 원격으로 할 수 있지 않을까 싶어서 실제로 그렇게 시도한 적이 있었는데 결과가 나쁘지 않았대요. 그 분의 사례에서 힌트를 얻어, 저희도 마침 온라인 화상 회의, 화상 면접의 니즈를 가진 스타트업을 자문한 적이 있어요.

스타트업은 대개 투자 받으면서 팀 규모를 늘리는 경우가 많죠. 당장 실무를 처리하기도 바쁜데 HR 팀을 제대로 갖추기 어려운 게 현실이에요. 그때 효과적으로 적용해볼 수 있는 게 화상 면접입니다. 사실 채용의 앞 단계인 서류 전형은 이미 온라인으로 진행 중이죠. 실무 면접이나 임원 면접도 크게 다르진 않았습니다. 실제로 온라인으로 진행했더니 오프라인 때보다 면접 준비 시간이 절반가량 줄어들었어요. 채용의 전 과정을 준비하는 인력도 전에는 보통 3명이 필요했는데, 1명으로도 충분해졌고요. 게다가 마지막에 고용 계약서를 쓸 때도 전자 계약으로 진행하다 보니 전반적으로 매우 빠른 시간에 적은 비용과 인력으로 채용을 마무리지었습니다.

지금까지 디지털 리터러시, 스마트오피스, 화상 면접을 통해 스마트워크를 도입한 사례를 보여드렸습니다. 이를 도입한 회사가 속한 영역이 각각 달라, 기업 문화에 맞게 좀 더 최적화할 필요는 있습니다만, 전반적으로 우리가 일하는 방식의 수준을 높여준 좋은 사례들입니다. 누가 들어 오든 그 시스템에서 일하면 성과와 효율이 늘어나게 되니까요.

스마트워크를 시작하는 세 가지 단계

이제 우리 회사, 또는 팀도 스마트워크를 도입해봐야겠다는 생각이 드신 분들, 계실 텐데요. 스마트워크를 좀 더 풀어 설명하자면, 가장 쉬운 툴로 연습하고 많은 연습을 통해 우리만의 방법을 찾아가는 것 입니다. 우리만의 방법을 찾기 위해 구체적으로 어떤 부분에 신경 써야 하는지 3단계로 정리해 봤습니다. (후략)

※ 이 스토리는 〈회사와 일, 코로나 이전으로 돌아갈 수 없다〉 폴인의 디지털 리포트 1화 중 일부 내용입니다. 더 자세한 내용은 폴인에서 만날 수 있습니다.

회사와 일, 코로나 이전으로 돌아갈 수 없다 ⓒ 폴인

■ 리모트워크 시대에도 사무실이 필요할까? 코로나 이후, 뉴노멀이 될 ‘스마트 워크’ 전망을 폴인에서 만나보세요!

코로나19 이후 우리는 언제, 어디서, 누구와, 어떻게 일할 것인가? 2개의 키워드 '스마트워크', '인디펜던트 워커'를 통해 새로운 일하기 방식에 대해 폴인이 정리했습니다. 업계 최고 전문가, 최두옥 베타랩 대표와 정재석 프리랜서네트워크 대표의 강연 내용과 Q&A 를 폴인에서 지금 디지털 리포트로 확인해보세요!