[라이프 트렌드] "스마트 오피스 조성 목적은 일 더 하자 아닌 더 잘하자는 것"

중앙일보

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매일 출근하는 사무실이 ‘똑똑’해지고 있다. 정보기술(IT)이 사무실 곳곳에 더해지고 스마트폰 하나만 있으면 언제 어디서든 일을 간편하게 처리할 수 있는 ‘스마트 오피스’ 시대다. 세계적인 부동산 기업인 CBRE의 유일한 네트워크 파트너이자 미국 아이비리그 8개 대학 중 7개 대학의 스마트 네트워크 시스템을 책임지는 아루바 휴렛팩커드 엔터프라이즈 컴퍼니(이하 HPE 아루바)의 제니스 리 글로벌마케팅 총괄 매니저를 만나 스마트 오피스가 가져오는 삶의 변화부터 실제 사례까지 물었다.

HPE 아루바 글로벌 마케팅 총괄 매니저 제니스 리

스마트폰 하나로 일을 어디서나 할 수 있다는데.

　“스마트폰이 생활의 주요 수단인 일명 ‘#GenMobile세대’가 활발하게 일할 수 있는 근무 환경이다. 우리는 이 같은 구조를 ‘모바일 퍼스트 아키텍처’라고 부른다. 사물인터넷(IoT) 기술이 발달하면서 일할 때 유선이 전혀 필요 없는 환경이 만들어진 것이다. 이는 곧 ‘워크플레이스 혁명’이다. 일터는 더 이상 정해진 장소가 아니다. 스마트폰만 있으면 어디든 일터가 될 수 있다. 자동차 안에서도, 수퍼마켓에서 줄을 서면서도 일할 수 있다. 사무실에만 얽매여 일하던 시대는 지났다.”

실제 진행되고 있는 사례가 있나.

　“글로벌 기업들은 대부분 ‘모바일 퍼스트 아키텍처’와 같은 스마트 오피스 환경을 구축한다. 면적이 큰 일터라고 볼 수 있는 대학에도 적용된다. 미국 아이비리그 8개 대학 중 7개 대학은 HPE 아루바의 스마트 기술을 캠퍼스에 설치했다. 스마트 환경이 구축된 캠퍼스에서는 학생이 자신의 스마트 기기로 학교 와이파이를 이용해 교내 모든 시설을 확인하고 사용을 신청한다. 학교는 스마트 시스템 구축으로 에너지를 절약할 수 있다. 학생들이 자주 사용하는 장소와 시간 등의 정보를 저장해 불필요할 때는 네트워크 작동을 멈춘다. 한국에서는 서울대와 연세대가 이 시스템을 구축했다.”

일을 더 많이 하는 환경을 조성하는 건 아닌가.

　“일을 ‘더 열심히, 더 많이’가 목적이 아니다. 스마트 오피스 환경을 통해 많은 근로자가 ‘일을 더 효율적으로 잘할 수 있는’ 환경을 만들고자 한다. 직원의 생산성이 높아지면 조직에도 도움이 된다. 화상회의가 가능한 스마트 오피스를 예로 들 수 있다. 현재 많은 기업이 비즈니스용 스카이프로 화상회의를 하려면 로그인하고 참석자를 온라인상에서 선택하는 등 평균적으로 회의를 시작하는 데 4~7분 정도 소요된다. 하지만 내부적으로 화상회의를 언제든 할 수 있도록 기술이 완벽하게 설치된 ‘비디오 콘퍼런스룸’이 있으면 이 같은 불필요한 시간을 줄일 수 있다. 회의에 참여하는 사람들의 임금을 모두 합하고 지연된 시간을 분 단위로 나눠 곱하면 이 시간이 얼마만큼 근무자의 생산성을 떨어뜨리는지 경제적 지표로 알 수 있다.”

사무실 환경은 어떻게 변화하나.

　“개인 맞춤형 사무실이 된다. 스마트 오피스는 개인 스마트폰에 연결된 네트워크를 각각 인식하고 다른 환경을 제공한다. 예를 들면 와이파이로 연결된 책상이 사용자를 인지해 책상 높이를 자동으로 조정하고 사용자가 얼마나 오랫동안 의자에 앉아 있는지 파악한 후 근로자의 근무 패턴에 맞춰 움직여야 할 시간 등을 미리 알려준다.”

사용자의 정보 축적, 보안 문제는 없나.

　“스마트 오피스 환경을 구축할 때 정보 보안은 가장 큰 핵심 사안이다. 무선 기술은 물리적 경계가 없기 때문에 네트워크 간 접속에 철저한 검증과 안전 기술이 필요하다. 따라서 권한이 없는 사용자나 기기가 네트워크에 접근하지 못하도록 처음부터 차단하는 것이 중요하다. 다른 IT 업체와 달리 HPE 아루바는 보안 기술인 네트워크 액세스 컨트롤 솔루션(NAC)을 보유하고 있다. 누가 어떤 네트워크와 정보에 접근했는지 파악할 수 있고, 어떤 사용자와 기기가 접근할 수 있는지 기업이 설정할 수 있다.”

글=라예진 기자 rayejin@joongang.co.kr, 사진=프리랜서 김동하