봄맞이 대청소 "당신의 책상을 정리하세요"

중앙일보

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만약 당신의 책상이 납기일 지난 청구서로 가득차고, 실제로 세금 정산하는 일 자체보다 관련 문서를 찾는 일에 더 많은 시간을 허비하게돼 결과적으로 사무적인 일 때문에 가정 생활이 빠듯해 진다면, 이제 사무공간을 질서 정연하게 만들 때가 된 것이다.

책, 세미나, 500 달러에서 많게는 200 달러 정도의 비용으로 온갖 잡다한 일을 도맡아 주는 컨설턴트까지 사무공간 조직화 기술 관련 분야가 산업 전반에서 각광 받고 있다.

자신은 도무지 조직화라는 것과는 거리가 멀다고 생각하는 이들을 포함한 대부분의 사람들이 자기 혼자 힘으로도 상대적으로 적은 비용을 들여 똑같은 결과를 볼 수 있다. 방법은 간단하다. 올바른 도구를 사용하는 일과 모든 물건에는 각자 제자리가 있다는 점만 명심한다면.

공간을 파악하라

공간 조직 전문가들은 수납과 가사 업무 수행을 위해 적합한 일정 공간을 마련해 두는 것이 필수적이라고 말한다. 그곳은 개조된 벽장이 될 수도, 침실 한 구석이 될 수도 있다. 사무공간을 새로이 만들거나 기존의 공간을 개선하기전에, 이 공간의 적합한 용도가 무엇인지를 미리 생각할 필요가 있다. 일단 누가 이 공간을 사용할 것이고 여기서 무엇을 하게 될 것인가를 확실히 이해해야 이에 따라 계획을 세워 나갈 수 있다.

대개 집에서 업무를 보게 될 때는 꾸물거리기 쉬워서 일단은 당신이 그 업무 공간에 앉아 있는 것 자체를 좋아하게 만드는 것이 아주 중요하다. 따라서 편안한 책상과 적합한 조명기구를 선택해야 한다. 만약 벽지가 하얀색이라면 눈부심을 줄이기 위해서라도 선반을 달거나 사진을 걸어두라. 무엇보다도 중요한건 업무를 볼 공간을 충분히 확보해야 한다는 것이다. "많은 사람들이 책상위에 너무 많은 것을 올려둔다. 책상은 물건을 저장해 두는 곳이 아니다"라고 캐롤 할세이 ‘비즈니스 오거나이징 솔루션즈(Business Organizing Solutions)’ 사장은 말했다.

사무용품을 적절히 이용하라

이것저것 잔뜩 쌓여있는 사무실을 정리하고, 문서를 찾기 위해 뒤적일 필요가 없도록 모든 문서를 올바른 위치에 정돈시켜 놓아야 한다. 서류용 캐비넷을 사용할 것인가 서류함을 사용할 것인가는 개인의 선택이다. 어떤 종류이든 확실한 서류정리 방법을 하나 마련해야 한다.

사무 공간을 잘 설계해서 당신이 가장 많이 사용하는 서류함은 책상에서 가까운 곳에, 덜 자주 사용하는 것은 멀리 있도록 배치해야 한다. 만약 공간이 충분치 못하다면, 오래된 세금 정산서 같이 거의 필요없는 문서들은 아예 다른 방으로 옮겨도 좋다.

'무서운 서류 길들이기'란 이름의 서적 및 소프트웨어의 저자 바바라 헴필은 서류함을 '미결제'(in box), '결제'(out box)로 나누는 것도 많은 서류를 관리하는 데 중요하다고 말한다. 그녀는 '미결제' 서류함을 두개 마련해서 하나는 일반 사무용으로 사용하고 다른 하나는 배달된 우편물을 넣어 두는곳으로 사용할 것을 권한다. 또한 보낼 우편과 팩스 보낼 문건들을 보관하는 '결제'함과 보관할 문서를 넣어둘 '서류철' 함도 필요하다. 이런 방식을 더 발전시켜 '읽기' 함 및 '지불' 함을 각 가족들을 위해 마련할 수도 있다. 문서가 마구잡이로 쌓이지 앟도록 정기적으로 이 서류함 내용들을 처리해 나가기만 하면 된다.

서류 폴더가 꽤 중요하긴 하지만 어떤 사무용품을 꼭 사용해야 하는가에 딱히 정해진 법칙은 없다. 중요한 점은 이 용품들을 일정한 장소(당신만의 사무용품 정리 공간을 마련하라)에 두어서 물건을 찾아 헤메거나 같은 물건을 두번 사는 일이 없도록 해야한다는 것이다.

중요도에 따라 정리하라

당신의 사무공간을 정리하고 적합한 용품들을 갖추고 난 후에야 본격적으로 서류정리를 시작할 수 있다. 헴필은 가장 최근 문서부터 시작, 그들을 당신 나름대로 정리하라고 권고한다. 사람들이 대개 그러듯이 만약 오래된 문서부터 시작한다면 지금 당신이 보고 있는 업무와는 상관 없는 옛날 업무와 관련된 파일 정리 방식을 만들어내느라 시간을 낭비하게 될 것이다.

서류를 알파벳 순으로 정리하고 싶을지 모르지만 서류철에 어떤 방식으로 라벨을 붙일지는 전적으로 당신에게 달려있다. 서류철에 라벨을 붙일 때는 이 문서를 어디다가 정리할 것인가를 생각하지 말고 이 문서가 필요할 때 어디를 찾게 될까를 염두에 두라고 할세이는 말했다.

그녀는 또한 문서를 정리할 때 최근 것을 맨 앞에 두어야 한다고 권한다. 그래야 서류철을 열자마자 당신이 찾는 가장 적절한 정보를 얻을 수 있을 것이다. 유효 기간이 따로 정해진 문서를 정리할 때에는 상단에 이 문서를 폐기할 날짜를 메모해 두면 좋다.

또한 '당신의 사무실을 조직화하라! - 당신의 사무공간을 관리하는 간단한 해결책(book Organize Your Office!: Simple Routines for Managing Your Workspace )'의 공동 저자 케이트 켈리에 의하면, 서류를 검토하고 그것을 어디다가 서류철 할 것인가를 결정하는 과정에서 그 문서의 핵심 부분을 눈에 띄도록 표시하는 것도 괜찮은 방법이라고 한다. 그래야 다음에 서류철을 다시 볼때 그 내용이 무엇인지, 왜 그것을 따로 챙겨두었는 지를 정확히 알 수 있게 될 것이다.

당신의 책상에 들이닥치는 많은 청구서들을 처리할 정해진 방법을 하나 마련하는 것도 좋을 것이다. 할세이는 두가지 방법을 제시한다. 청구서가 도착하면 곧바로 봉투를 열어 지불일자를 확인하고 폴더 바깥에 날짜를 적어둔 뒤 먼저 지불해야 할 청구서가 맨 앞에 오는 방식으로 정리해 둔다. 또다른 방식은 폴더를 두개 만들어서 하나는 월 초에 지불할 청구서를, 다른 하나에는 매달 중순경에 지불해야 할 청구서를 정리해 두는 것이다.

모든 것은 제자리가 있다

사무실을 정리를 끝내고 다시 업무로 돌아가기에 앞서 모든 조직화 기술 권위자들이 말하는 그 '주문'을 기억하자. - 모든 것에는 제자리가 있다. 그 자리가 재활용 쓰레기통일 수도 있다. 헴필은 당신 사무실 책상에 널려있는 모든 서류철에 대해 'FAT'방식을 기억해 두라고 권한다. 다시 말해 서류철을 만들고(File it), 거기에 서류를 정리하고(Act on it), 그것을 넣어두라(Toss it)는 뜻이다.

이런 방식으로 e-메일이나 컴퓨터 파일도 정리 할 수 있다. 당신의 컴퓨터에 문서들이 돌아다니게 하지 말라. 그것들은 적당한 폴더 속에 저장되어야 한다. E-메일이 도착하면 지워버리거나 폴더에 저장하거나 읽고 곧바로 답장을 보내야 한다.

격무에 시달리고 있는 당신이라면 이런 수준의 조직화가 그리 만만한 일은 아닐 것이다. 그러나 일단 마음먹고 정리 해내면 이를 질서 있게 유지하는 것이 그리 어렵지는 않다. "만약 1주일 정도의 여유가 있다면 시간을 내서 모든 문서들을 검토하고 이들을 제자리에 넣어두라" 고 켈리는 말했다.

NEW YORK (CNN/Money) / 오병주 (JOINS)

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