마감 시간 잘 지키는 5가지 방법

모든 일에는 마감 시간이 있는 법이다. 마감 시간은 냉혹하다. “나중에 하지 뭐” 하면서 꾸물대다보면 그 ‘나중에’는 예상보다 빨리 돌아온다. 단기적이든 장기적이든 성공을 하려면 마감시간을 잘 지키는 법을 터득해야 한다. 마감 시간 엄수는 상사에게 자신의 견실함과 신뢰감을 보여줄 수 있는 가장 효과적인 방법이다.

1. 마감시간을 약속하기에 앞서 신중하게 생각하라

적절한 마감시간을 결정하는 것은 성공적인 시간 관리를 위한 열쇠다. 어떤 프로젝트를 맡을 때 처음부터 마감시간에 맞추기엔 불합리한 일정인지 잘 따져보라. 일을 맡지 않겠다고 하거나 마감시간을 연장해달라고 요구하려면 바로 이 순간에 해야 한다. 그래야 업무 능력을 인정받을 수 있다. 약속 내용은 줄이고 약속 이행은 충분히 하는 게 좋다. 하지만 업무 지시를 거절하거나 마감시간 연장을 협의할 수 없는 경우가 있게 마련이다. 이런 경우에는 결국 하고 있던 일을 중단하고 뒤로 미룰 수밖에 없다.

2. 미리 계획을 짜서 마감시간을 지켜라

PPPPP를 기억하라. Proper planning prevents piss-poor performance(일을 망치지 않으려면 계획부터 잘 해야 한다). 이론상으로는 어떤 프로젝트를 완성하는 과정에서 나타날 수 있는 걸림돌이 심각한 문제로 불거지기 전에 미리 예견할 수 있는 능력을 누구나 갖고 있다. 스스로에게 물어보라. 현재 진행 중인 프로젝트가 연구 작업을 필요로 하는 것인가, 아니면 글쓰기 위주의 작업인가? 가장 세심한 주의를 기울여야 하는 것은 어떤 분야 또는 상황인가? 과거에 비슷한 프로젝트로 일할 때 어떤 어려움을 겪었는가? 앞으로 닥쳐올 일을 미리 예견해본다면 일을 더 쉽게 할 수 있 것이고 마감시간을 지킬 수 있는 자신감을 얻게 될 것이다.

3. 마감 시간을 일단 정하면 엄수하라

일정을 짤 때 적어도 하루에 두 세시간은 시간과 에너지와 주의력을 주어진 과업에 쏟을 수 있도록 할애하라. 마감시간을 지켜야 하는 일 말고도 다른 일까지 해야 할 경우에 특히 유용한 시간 관리법이다. 2~3시간을 할애하는 게 어렵다면 30분짜리 시간을 몇개 분산해 마감을 앞둔 일에 전념하도록 하라. 이 시간만큼은 전화도 받지 말고 집중해야 한다. 생산성을 높이기 위해 복잡한 업무를 단순화시킬 필요가 있다. 일을 여러개의 작은 덩어리로 잘개 나누는 것이다. 한번에 한 단계씩 완성하는 방법이다.

4. 필요하다면 주변의 조언과 도움을 받아라

독불장군이란 존재하지 않는다. 직장에서는 특히 그렇다. 기술적, 인간적 도움을 받을 수 있는 출처 목록을 작성해 두라. 완전히 고립되어 혼자 어려움을 겪을 필요는 없다. 직장 내의 인력과 기술을 잘 활용하면 마감시간을 쉽게 지킬 수 있다. 경험이나 상식을 동원하면 어떤 사람, 어떤 기술이 필요한지 잘 알 수 있다.

5. 관리자의 중간 지시에 귀를 기울여라

몇주간에 걸쳐 준비해온 엄청난 프로젝트를 마감시간에 맞춰 완성한 다음 안도의 한숨을 쉬는 모습을 그려보라. 이번에는 당신의 관리자가 1주일전에 이 과제를 중단하라고 지시한 사실을 뒤늦게 알고 머리를 책상에 부딪치며 후회하는 모습을 그려보라. “내가 전달한 메모 못 보았나요?”이래서는 정말 곤란하고 허망해진다.
관리자에게 주기적으로 이 프로젝트에 대한 지시사항을 체크하고 명확하게 해둘 필요가 있다. 자주 만나 의견을 교환해야 갑작스런 변화에 대처할 수 있다. 쓸데없이 시간과 정력을 낭비한 사실을 알고 났을 때 기분 좋을 사람은 없다.

* 이 글은 John Peabody,“Managing Deadlines”을 옮긴 것입니다.

이장직 기자