이메일 내 마음대로 다루기 [3]

중앙일보

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(3)메일 규칙 정해서 메일 관리하기

김대리는 일단 오르지오 메일을 개설하고부터 그것을 출장 때만 사용하지는 않을 것입니다. 웹메일을 통해 영어강좌 같은 것을 신청해 받아볼 수 있을테니까요. 그런데 이것을 아웃룩 익스프레스로 불러들이면 기존의 업무용 메일들과 뒤죽박죽이 되기 십상입니다. 메일링 서비스에 욕심을 내거나 활용도가 커질수록 상황이 심각해지겠지요.
이럴 때는 [도구]-[메시지 규칙]으로 가서 몇가지 조치를 취하면 용도에 따라 메일을 편리하게 구분해 저장할 수 있습니다.

①[메시지 규칙]에서 [메일]을 선택합니다.

②[메일 규칙]에서 [새로 만들기] 버튼을 눌러 설정 모드에 들어갑니다.

③ 설정 창에 나오는 규칙의 조건/동작을 선택합니다. 여기서는 [지정된 계정에서 온 메시지]를 [색으로 강조]하도록 해 보겠습니다.

④[규칙 설명]을 보면 [메시지 도착 후 이 규칙 적용]이라고 되어 있고 그 아래에 [지정된 계정에서 온 메시지]와 [색으로 강조]가 일부 밑줄이 그어진 상태로 나타납니다. 이것은 위에서 조건/동작을 선택하는 데 따라 복수로 조합이 가능합니다.

⑤밑줄이 그어진 부분([지정된]과 [색])을 누르면 다시 조건 선택창이 나타납니다. [지정된]을 누르면 메일 계정을 선택하는 창이, [색]을 누르면 메시지에 사용할 색을 선택하는 창이 나타나는데 여기에서 적절한 조건을 선택하고 확인해 줍니다.

⑥맨 아래칸에서 규칙의 이름을 적어 넣습니다. 그냥 두면 [새 메일 규칙 #1, #2, #3,…] 하는 식으로 자동으로 부여됩니다. 마지막으로 전체 내용을 확인해 주면 ①의 메시지 규칙 화면이 나타나면서 맨 아래에 지금 설정한 조건들이 자세하게 나타납니다. 조건이나 동작이 중복되거나 이상이 없으면 [확인]을 눌러 메시지 규칙 설정을 마칩니다.

메시지 규칙으로 스팸 메일 자동삭제하기

메시지 규칙을 잘 활용하면 스팸 메일을 효과적으로 처리할 수 있습니다. 예를 들어 ‘CD,각종 프로그램을 싸게 드립니다’와 같은 일방적인 홍보메일의 경우, ③번 단계에서 규칙의 조건과 동작을 다음과 같이 설정해줍니다.

규칙 조건에는 <제목란에 특정단어 포함><메시지 본문에 특정단어 포함>을 체크해준 후 규칙 동작으로 <삭제> 또는 <서버에서 다운로드하지 않음>과 <서버에서 삭제>를 선택해 주면 됩니다. 그 이후의 과정은 마찬가지입니다. 이렇게 설정해 두면 앞서 예로 든 스팸 메일은 내 편지함에 들어와 보지도 못하고 자동으로 삭제됩니다.

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