[전문가 칼럼] 장부 만들 때 증빙서류 반드시 보관해야

조한호 세무사

김동수(40·가명)씨는 7년간 제조업을 하며 스스로 장부를 작성하고 소득세를 신고하고 있었는데 얼마 전 관할세무서로부터 세무조사를 받고 거액의 세금을 추징당했다. 추징사유는 대부분 증빙을 제대로 갖춰놓지 않아 비용을 인정해 줄 수 없다는 것이었다. 그동안 김씨는 증빙이 없는 장부를 근거로 소득세를 신고해도 세무서에서도 별다른 말이 없고, 수년간 세무조사도 받지 않아 증빙서류를 제대로 챙겨 놓지 않았는데 이제 와서 비용이 지출된 사실을 입증하라고 하니 난감할 따름이었다.

기장이란 영수증 등 증빙자료에 의해 거래사실을 장부에 기록하는 것을 말한다. 장부의 기초는 증빙서류인데 증빙서류가 없어도 기장은 할 수 있지만 이렇게 하면 장부에 기록된 내용이 사실인지 아닌지 여부가 확인되지 않아 인정받을 수 없게 된다. 따라서 증빙서류를 갖춰 놓지 않으면 실제 지출된 비용도 세법상 비용으로 인정받지 못해 기장을 하지 않은 경우보다 더 많은 세금을 낼 수도 있다는 사실을 알아야 한다.

장부는 경리직원이나 세무대리인에게 맡겨도 되지만 증빙서류는 다른 사람이 알아서 챙겨줄 수 없기 때문에 사업자 자신이 그때 그때마다 챙겨야 하고 증빙서류를 제때 챙겨 놓지 않고 있다가 나중에 지출금액에 맞추기 위해 허위 증빙서류를 만들어 놓는다거나 금액을 부풀려 놓으면 실제 지출내용과 맞지 않게 된다. 이 또한 비용으로 인정을 받지 못하게 된다.

증빙서류는 비용이 지출될 때마다 반드시 챙겨 놓는 것이 필요하다. 사업자가 사업과 관련해 다른 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 세금계산서나 계산서 또는 신용카드 매출전표(직불카드, 체크카드, 현금영수증 포함) 등 정규 증빙서류를 받아야 한다. 특히 복식부기의무자의 경우에는 지출금액이 인정된다고 하더라도 정규 증빙서류를 받지 않은 경우에는 받지 않은 금액의 2%에 해당하는 증빙불비가산세를 물어야 하므로 반드시 정규 증빙서류를 받아야 한다. 다만 건당 거래금액(부가가치세 포함)이 3만원 이하인 경우 등 특수한 사안에 대해서는 정규 증빙서류를 받지 않아도 된다. 이에 대해서는 증빙불비가산세도 부과되지 않는다.

증빙서류의 법정 보관 의무기간은 확정신고 기간 종료일로부터 5년이다. 세무대리인을 통해 기장을 하는 사업자의 경우 대부분의 세무사 사무실에서 정규증빙서류와 영수증을 보관하고 있는 곳이 많으니 확인하면 된다.

조한호 세무사