[폴인인사이트] MS 전설의 프로그래머, "시간 관리는 드래곤볼처럼… 20배 계왕권을 업무 초반에"

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최근 코로나19 확산에 따라 많은 회사들이 재택근무로 전환하고 있습니다. 재택근무의 가장 큰 적은 바로 ‘집중력 붙잡기’가 아닐까요. 업무 효율성을 고민하는 당신을 위해 폴인 fol:in 의 스토리북 〈픽앤써머리 : 24시간이 모자란 당신을 위한 시간 관리법〉 중 한 챕터를 공개합니다. 픽앤써머리는 꼭 읽어야 할 책을 골라 폴인이 짧게 정리하는 독서 가이드북입니다. 이번엔 마이크로소프트의 전설적인 프로그래머가 40년 업무 시간 관리 노하우를 정리한 〈오늘 또 일을 미루고 말았다〉를 골랐습니다.

오늘, 또 일을 미루고 말았다. [사진 폴인]

〈오늘 또 일을 미루고 말았다〉는 어떤 책인가

마감에 치여 며칠 밤을 지새운 경험이 있으신가요? 어떤 분들은 마감일이 다가와야 적당한 긴장감도 생기고 집중력도 향상된다고 하는데요.

우리가 아는 마우스 우클릭 기능과 드래그 앤 드롭 기능을 만든 마이크로소프트 전설의 프로그래머이자 〈오늘 또 일을 미루고 말았다〉의 저자 나카지마 사토시는 사람들의 업무 전략을 크게 두 가지로 구분합니다. 하나는 일이 생기면 바로 시작하는 ‘스타트 대시’ 유형, 또 하나는 마감에 가까웠을 때 힘껏 속력을 높이는 ‘라스트 스퍼트 지향성’입니다.

시간이 얼마나 걸릴지는 실제로 업무에 착수해보기 전에는 결코 알 수 없다. 그리고 일이란 것은 모든 작업이 끝날 때까지 완전히 끝난 것이 아니다. p.26

특별한 시간 관리법으로 마이크로소프트 천재 개발자들과의 경쟁에서 살아남은 저자는 ‘라스트 스퍼트 지향성'이야말로 시간 관리를 위해 가장 먼저 버려야 할 악습이라고 말합니다. 마감 시간이 촉박하면 불안감이 생기고, 일의 큰 그림을 파악하기 어렵죠. 무엇보다 예상치 못한 변수를 마주치면 뒤늦게 마감일을 변경해야 합니다. 어렵게 마감일을 맞춰도 만족스럽지 못한 결과물을 내거나 며칠 밤을 새운 후유증에 시달리게 되니까요.

일을 해낸다는 건 정확히 말하면, 언제나 마감을 지킬 수 있는 방식으로 일하는 것이다. p.115

저자는 완벽하게 일을 해내는 것보다 중요한 건 기한 내에 일을 해내는 것이라고 말합니다. 어차피 모든 일은 수정에 수정을 거듭할 수밖에 없기 때문입니다. 우리가 쓰는 대부분의 애플리케이션들이 버그를 고치기 위해, 편의성을 높이기 위해 수백 번의 업데이트를 반복하는 것도 같은 이치죠.

저자는 40년 동안 실천한 시간 관리 노하우를 책에 꾹꾹 눌러 담았습니다. 폴인에서는 저자의 시간 관리 비결인 ‘로켓 스타트 시간 관리법'이 구체적으로 담긴 4장, 5장을 중점적으로 소개합니다. 어제도 마감 때문에 야근했다면 ‘로켓 스타트 시간 관리법'에 입문해 보는 건 어떨까요?

20% 기간 안에 80% 일을 끝내라

 상사가 당신에게 다가와서 열흘 후까지 일을 마무리해달라고 가정해봅시다. 마감을 지키기 위해서 어떻게 해야 할까요? 저자는 우선 상사에게 검토할 시간 이틀을 요구하라고 조언합니다. 이틀은 마감일을 지킬 수 있는지 예측하는 기간입니다. 이틀 동안 총업무량의 80%를 끝내 보고, 만약 끝내지 못했다면 기간 연장을 요청하라는 것입니다.

‘로켓 스타트 시간 관리법'의 첫 단계는 전체 기간의 20% 동안 총업무량의 80%를 끝내는 것이다. p.123

짧은 기간에 일을 처리하면 정확도는 떨어질 수 있지만 수정하고 보완할 시간이 많이 남아있기 때문에 마감에 쫓긴 결과물보다 나은 결과를 낼 수 있습니다. 여기서 중요한 건 일을 시작하자마자 ‘로켓 스타트'를 실천하는 것입니다.

일을 빨리 끝내는 것보다 일을 안정적으로 계속하는 것에 집중하라. 그렇게 하면 마감에 쫓겨 일을 하고 있던 때보다 빠르게, 그리고 높은 완성도로 일을 끝낼 수 있다. p.128

이틀 만에 일을 끝냈다면 하루 더 집중해 일을 마치고 3일 만에 보고하면 어떨까요? 저자는 ‘빠르게' 일하는 것과 ‘로켓 스타트'는 다르다고 말합니다. 전속력으로 빠르게 일한다면 초반에는 인정받을 수 있겠지만 앞으로는 열흘이 걸릴 일을 매번 3일 만에 해내야 한다는 부담을 갖게 되고, 지친 체력으로 인해 작업 퀄리티가 떨어지거나 마감을 지키지 못하는 경우가 생길 것입니다.

저자가 2:8 법칙으로 일을 끝내는 이유는 ‘빨리' 일하기 위함이 아니라 ‘슬랙스 Slacks' 즉 심리적인 여유를 획득하기 위해서입니다. 총업무량의 80%를 끝내고 남은 기간을 여유롭게 활용하려는 전략인 것이죠. 업무의 대부분을 끝내면 큰 그림을 그려볼 수 있습니다. 속도를 내느라 놓쳤던 부분을 수정하고 보완할 수 있는 여유도 생기고요. 무엇보다 일을 해보고 생각보다 시간이 더 많이 필요할 때 미리 기한 연장을 요청할 수 있습니다. 뒤늦게 기간 연장을 요청하면 신뢰도가 떨어지지만 미리 말한다면 신뢰도를 걱정할 필요는 없습니다.

폭발적으로 집중하고 여유있게 마무리하라

전체 기간의 20% 안에 총업무량의 80%를 끝내는 건 엄청난 집중력을 요구합니다. 저자는 로켓 스타트 기간에 ‘계왕권'의 개념을 머릿속에 그려보라고 조언합니다.

계왕권은 만화 〈드래곤볼〉의 주인공, 손오공의 필살기인데요. 스승 계왕이 전수해준 기술로, 계왕권을 사용하면 몸에서 붉은색 오라가 나오고 전투 능력이 눈에 띄게 높아집니다. 만화에서는 2배 계왕권부터 20배 계왕권이 나오는데, 20배 계왕권을 사용하면 20배의 힘을 갖게 됩니다. 저자는 로켓 스타트 기간인 2일 동안 20배 계왕권을 사용하고 있는 자신을 이미지로 생생하게 그리면 더욱 집중력을 높일 수 있다고 말합니다. 그만큼 적극적으로 일에 몰두하는 거죠.

이토록 폭발적인 집중력이 필요한 이유는 뭘까요? 저자는 ‘여유’를 그 이유로 듭니다.

로켓 스타트는 슬랙스를 획득하기 위한 방법이다. 2일 동안 총 업무량의 80%를 끝내고 남은 기간을 여유롭게 사용하려는 전략인 셈이다. p.128

누군가 “라스트 스퍼트에 20배 계왕권을 사용해도 되지 않을까요?”라고 묻는다면 저자는 단호하게 “아니오”라고 대답할 것입니다. 마감일이 코앞에 다가오면 불안해지고 능률이 떨어집니다. 만화에서는 마지막 상황에 역전하는 것이 멋지겠지만 현실에서는 실패할 확률이 높고 신뢰만 잃을 수 있으니까요.

내가 아침에 일찍 일어나고 오후에 낮잠을 자는 이유는 새벽 4시부터 6시 30분, 2시간 30분 동안 계왕권을 사용하기 위해서다. 하루치 업무량을 끝낼 수 있느냐 없느냐가 이 시간대에 달려 있다고 해도 과언이 아니다. p.141

로켓 스타트 시간 관리법은 시간과 체력 그리고 집중과 여유의 균형을 효율적으로 맞춰가는 과정이라고 볼 수 있습니다. 프로젝트 기간 단위가 아니라 하루 24시간 안에도 그 법칙을 적용할 수도 있습니다. 오전에 집중해서 중요한 일을 끝내고 여유롭게 오후 업무를 진행하는 것이죠.

로켓 스타트 시간 관리법의 3가지 핵심

‘에이, 난 1년짜리 장기 프로젝트를 2개나 맡고 있는데 이걸 어떻게 적용해?’라고 생각하는 분들이 분명 있으실 겁니다. 대부분의 사람들이 여러 가지 일을 동시에 진행하고, 단기 프로젝트보다 장기 프로젝트를 진행하는 경우가 많으니깐요.

하지만 저자는 장기적으로 여러 프로젝트를 진행해야 하는 사람들도 로켓 스타트 시간 관리법의 3가지 핵심만 제대로 익힌다면 ‘로켓 스타트 시간 관리법'을 활용할 수 있다고 말합니다.

1. 업무 쪼개기  
만약 1년 동안 3가지 일을 해야 한다면 업무를 더 작은 단위로 쪼개 보세요. 우선순위에 따라 기한을 쪼개면 각 업무별로 로켓 스타트 시간법을 적용할 수 있습니다.

2. 하루 쪼개기

업무를 쪼갰다면 처음 2일 동안은 4시간 내내 20배 계왕권을 사용합니다. 3일째부터 2시간 동안 10배 계왕권을 사용하고 남은 2시간은 여유롭게 일합니다.

3. 여유 시간으로 돌파하기 

중요 업무와 덜 중요한 업무를 매일 같이 처리해야 한다면 계왕권을 쓰지 않는 여유 시간을 활용해 공부 시간을 확보하거나 미리 다른 업무 자료를 찾아두며 시간을 조절할 수 있습니다.

그럼에도 불구하고 실패한다면? 먼저 회사에 마감 기한 연장을 요청해야 합니다. 빠르면 빠를수록 기한이 연장될 가능성이 높아집니다. 만약 다른 사람의 일정 지연으로 속도가 붙지 않아 실패했다면 다른 사람의 업무 지연과 나의 일을 분리해 생각할 필요가 있습니다. 먼저 할 수 있는 걸 해 두는 것이죠. 제대로 된 시간 사용이 당신의 인생을 바꿀 테니까요.

fol:in 〈오늘 또 일을 미루고 말았다〉 읽기 가이드

시간 관리의 목적은 무엇일까요? 저자는 ‘싫어하는 일을 하는 시간'을 줄이고, ‘좋아하는 일을 마음껏 하기 위해서'라고 말합니다. 책에는 저자가 40년 동안 직접 실천한 시간 관리 노하우 ‘로켓 스타트 시간 관리법'이 실제 사례와 함께 자세히 담겨있습니다.

우리 모두 시간 관리의 중요성을 알지만 막상 무엇을 위해, 어떻게 해야 하는지 막막하기 마련입니다. 책을 읽고 정말 시간의 고삐를 손에 쥐고 하루하루 살아가고 싶다는 생각을 했습니다. 싫어하는 일보다 좋아하는 일을 훨씬 많이 하기 위해서 말이죠. 전직 MS 프로그래머의 40년 노하우를 익혀 좋아하는 일을 마음껏 하는 매일이 되면 좋겠네요.

당신을 위한 최고의 시간 관리법, 폴인에서 더 만나보세요!

지금까지 읽은 내용은 〈픽앤써머리 : 24시간이 모자란 당신을 위한 시간 관리법〉 의 한 챕터입니다. 그 외에 폴인이 직접 고른 3권의 책의 핵심만 정리하여, 폴인 홈페이지에서 읽으실 수 있습니다. 픽앤써머리는 폴인 회원이라면 다음달 16일까지 무료로 읽을 수 있습니다.

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